El Santa Bárbara apuesta por la transformación digital completa

El hospital cribará y pasará a su red los 118.000 historiales clínicos de papel

La sanidad soriana dará un importante paso, casi definitivo, en su transformación digital. La Gerencia de Atención Especializada de Soria anunció ayer el concurso para digitalizar las historias clínicas en papel que alberga el complejo asistencial de Soria en el hospital Santa Bárbara. La medida supondrá que los sanitarios podrán tener acceso a los 118.000 expedientes de manera más ágil, más económica, más ecológica y con más garantías de seguridad y privacidad para el paciente.

Y es que el pliego de condiciones técnicas evidencia que el trabajo archivístico es cuando menos intenso. Entre las funciones está «el desarchivado y clasificación por agendas solicitantes, de las historias solicitadas con antelación. En el año 2016 fueron 144.717 solicitudes, media diaria de 579».

También se realiza «la atención inmediata a las solicitudes urgentes. La media diaria en 2016 fue de 66 historias entre urgencias y otras». La digitalización supondría agilizar estos procesos de búsqueda y salida de los expedientes para que los sanitarios cuenten de forma rápida y sencilla con la información de cada paciente.

El director de Gestión de la Gerencia de Asistencia Sanitaria de Soria, José Luis Vicente, confirmó que el complejo asistencial de Soria apuesta por el siglo XXI. «Desde 2009 trabajamos con la historia clínica electrónica y muchos profesionales ya trabajan en formato digital, pero hay otros que siguen con la anotación manual. Queremos que todos sean digitales y completarlo con la digitalización de las historias en papel de los pacientes activos».

Para ello se va a emprender un proceso «de expurgo», esto es, eliminar bajo criterios profesionales documentos «que no aportan nada». Se calcula que hay, por ejemplo, «30.000 ó 40.000 historias de fallecidos o transeúntes» además de hojas, por ejemplo de análisis antiguos, que en la actualidad no son útiles para dar un mejor servicio.

Entre las ventajas de digitalizar los historiales está por ejemplo «la inmediatez. La tendría el facultativo del hospital, pero también el de atención primaria de cualquier centro de salud» para conocer de forma rápida y precisa los antecedentes de su paciente. También redunda en la «sostenibilidad ambiental».

Otro de los puntos destacados es que «se mejora la confidencialidad, la intimidad y la seguridad», algo que se tiene muy en cuenta tanto en la legislación vigente como en la directiva del hospital. Hoy en día «es imprescindible la trazabilidad, que nadie pueda acceder al expediente de un paciente que no esté vinculado a él», algo más complejo de garantizar con el papel.

El nuevo sistema también permitirá la consulta simultánea por parte de varios profesionales. Así, se puede conocer el historial de un paciente que se está atendiendo en urgencias mientras que en planta también se preparan para tratarlo de la forma más precisa posible si se produce su ingreso. También se integrará en el software del hospital, Jimena 3, para que sea una herramienta diaria para el personal.

La planta baja del Hospital Santa Bárbara alberga los dos bloques de archivos. Según el pliego de condiciones «uno de ellos, el principal, tiene una superficie de unos 360 metros cuadrados y en él se encuentran archivadas unas 40.000 historias clínicas. Aquí se localiza también la zona administrativa de trabajo de la Unidad. Posee estanterías metálicas fijas con unos 800 metros lineales de cuatro alturas para carpetas de historias clínicas, el archivado es de forma secuencial.

«El otro local destinado a archivo activo», prosigue el pliego de condiciones técnicas, «se encuentra ubicado también en la planta Baja del hospital Santa Bárbara y con una superficie de unos 280 metros cuadrados. Alberga unas 80.000 historias clínicas. Este local está dividido en dos espacios uno con estanterías metálicas fijas en el que las historias están archivadas por dígito terminal y otro con estanterías móviles. Entre ambos cuentan con unos 1.000 metros lineales de cinco alturas para carpetas de historias clínicas archivadas de forma secuencial». El 10 de julio se abrirán las ofertas para concentrarlos en la etérea red interna.

El proceso administrativo hasta firmar el contrato y la complejidad técnica del proyecto hace que cualquier fecha se maneje con suma prudencia, pero la «eliminación progresiva del papel» en el complejo asistencial de Soria tiene un horizonte deseado: Llegar a 2018 con un hospital digitalizado. José Luis Vicente explicó que es «un proyecto muy interesante y muy ilusionante para todo el mundo».
Para los sanitarios supone más agilidad a la hora de trabajar. Para el paciente, que sus datos puedan consultarse por ejemplo desde su centro de salud o que varios profesionales puedan acceder simultáneamente, mejorando la calidad y precisión del servicio. Y para cualquier contribuyente marca un modelo que ahorra dinero.

Vicente recordó que hay otros complejos que licitan periódicamente la gestión de sus archivos en papel, con un coste de un millón de euros en Salamanca y en torno al medio millón en Palencia como ejemplos. En Soria hay que hacer una inversión de 600.000 euros para la digitalización, pero a partir de ahí los propios trabajadores lo pueden mantener en funcionamiento sin tener que licitar contratos año tras año.

«Es tecnología, es futuro, es modernización», apuntó el responsable de Gestión de la Gerencia de Asistencia Sanitaria. Asimismo las dos zonas de archivos que ocupa el papel en el hospital Santa Bárbara quedarían disponibles «para otros fines. A lo mejor consultas externas, quirófanos…». Lo digital no es tangible, sus efectos sí.

Enlace Diario de Soria: http://www.diariodesoria.es/noticias/soria/santa-barbara-apuesta-transformacion-digital-completa_88705.html